Авторские статьи

Что делать, если ответ архива не устраивает?




Автор статьи: Наталья Сарченко
В ваших руках долгожданный почтовый конверт или перед глазами полученная электронная почта. Ответ из архива. Работаем с полученным ответом на обращение-запрос.

Рекомендуем перед прочтением ответ на обращение освежить в памяти свой запрос.
Часто слышу мнение, что после отправки запроса, его можно удалить. На личном опыте и опыте десятков студентов курса рекомендую сохранять пару запрос-ответ. Зачастую, в запросах, особенно в запросах новичков, кроется ключ, почему получен отрицательный ответ.


Федеральным законом от 2.05.2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее по тексту ‒ Закон) регулируются правоотношения, связанные с реализацией гражданином РФ закрепленного за ним Конституцией РФ права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления, а также устанавливается порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами (ч.1 ст. 1)[1].

В тексте Закона встречаются 4 критерия, которым должен соответствовать ответ на обращение, соответственно, и заявитель может проанализировать полученный ответ по этим критериям.

В нормах Закона предусмотрено право гражданина РФ получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов (ч. 3 ст. 5).

И предусмотрена встречная обязанность государственного органа дать ответ по существу поставленных вопросов, а также обеспечить объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения (п. 4 ч. 1 ст. 10).

Закон № 59-ФЗ не раскрывает смысл этих понятий, поэтому применяется толкование норм по аналогии.

Итого: 4 критерия, по которым проверяем ответ, полученный на обращение. 
· рассмотрение обращения по существу поставленных вопросов
· объективность
· всесторонность
· своевременность 

Я добавлю еще один критерий, по которому необходимо в первую очередь провести оценку ответа ‒ компетенция государственного органа. 

Законом установлен принцип подведомственности. Данный принцип определяет, что направленное гражданином обращение должно рассматриваться тем органом или должностным лицом, в чью компетенцию входит разрешение по существу вопросов, поставленных в обращении. При этом прямой обязанности граждан знать о компетенции того или иного государственного органа, а также должностного лица в Законе не установлено. Таким образом, при направлении обращений вы самостоятельно определяете орган, в который обращаетесь, но можете ошибиться, и тогда у государственного органа возникнет обязанность перенаправить обращение. 

Ниже разберем конкретные примеры ответов государственных органов на обращения. 
Все примеры из личного архива и личных архивов студентов курса, с их согласия.  



 ПРОВЕРКА ОТВЕТА ПО КОМПЕТЕНЦИИ ГОСУДАРСТВЕННОГО ОРГАНА

В данном блоке проверяем, рассмотрено ли обращение уполномоченным органом или перенаправлено по подведомственности.
«Исследовательское бинго» или «холостой выстрел».

«Бинго», когда вы направили свое обращение в государственный орган и его рассмотрение входит в его компетенции. В данном случае государственный орган рассмотрит обращение и направил ответ.

«Холостой выстрел», вы направили запрос, полагая, что рассмотрение вопроса входит в компетенцию государственного органа, но ошиблись. Государственный орган в соответствии с требованиями закона обязан перенаправить обращение в тот орган, в чью компетенцию входит рассмотрение обращения и уведомить об этом заявителя, то есть вас. Порой, государственный орган ограничиться разъяснением куда обратиться. 

Пример № 1: заявитель направил запрос в УФСБ о предоставлении копий на репрессированного родственника из материалов прекращенного уголовного дела. 
Если архивные уголовные дела были переданы в региональный архив, то УФСБ в соответствии с требованиями законодательства переадресует запрос по месту хранения архивного уголовного дела, уведомив об этом заявителя в установленный срок. Если дела не передавались, рассмотрит обращение по существу.





Пример № 2: заявитель обратился в Отдел военного комиссариата о предоставлении сведений о призыве предка.

РВК рассмотрел обращение по существу поставленного вопроса, так как это входит в его компетенцию ‒ направил имеющиеся сведения о призыве. 
Кроме того, по своей инициативе переадресовал запрос в РВК соседнего района, уведомив об этом заявителя.




Пример № 3: заявитель обратился к главе муниципального образования (архивный отдел) с просьбой предоставить сведения о рождении из метрической книги за 1903 г.
Глава муниципального образования разъяснил, что документы в муниципальном архиве на хранении отсутствуют. Обращение не переадресовано в региональный архив, но подробно разъяснён порядок и место, куда необходимо направить обращение. Заявительница призналась, что не обратила внимание на эту подсказку.  







Блок 1. КРИТЕРИЙ ‒ РАССМОТРЕНИЕ ПО СУЩЕСТВУ ПОСТАВЛЕННЫХ В ОБРАЩЕНИИ ВОПРОСОВ

Вы составили обращение, сформулировали вопросы и требования к государственному органу: четко ‒ 1, 2, 3, логично.
Анализ полученного на обращение ответа показал, что ответ дан формально, не по существу поставленных вопросов, государственный орган ответил на половину из них, ответ содержит отписку или отвечает не на поставленные вопросы, а разъясняет законодательство. Обтекаемость формулировок, многословие, цитирование законодательства – признаки ответа не по существу! Вы всегда почувствуете эту отписку, вроде, написано много, но не по сути. 

Пример:
Пенсионный фонд Хабаровского края запустили акцию «Весточка из прошлого в родные руки». 
Суть акции: из «закрытых» выплатных (пенсионные) дел, подлежащих утилизации в связи с истечением срока хранения, родственникам, при подтверждении родства, выдаются оригиналы документов из пенсионного дела.
Выплатные дела содержат: автобиографии, фотографии из пенсионных удостоверений, свидетельские показания, подтверждающие стаж, медицинские заключения и пр. важные для исследователей документы. 

В ноябре 2019 г. мы ‒ исследователи направили коллективное обращение в Управление ПФР с просьбой распространить акцию и на другие регионы РФ. Просьбу сформулировали следующим образом: просим распространить акцию на другие регионы РФ.

В установленный срок пришел ответ за подписью заместителя начальника Управления ПФР. 

Вместо ответа по существу поставленного в обращении вопроса – просим распространить акцию на другие регионы РФ, ПФР разъяснил законодательство о порядке получения копий документов из выплатных дел. Это не ответ по существу поставленного в обращении вопроса. 


Что может сделать исследователь, получив такой ответ?
ü    Обжаловать ответ со ссылкой на ч. 3 ст. 5 Закона. Гражданин имеет право получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, а также обращаться с жалобой на принятое обращение. 

Что было сделано: направлена жалоба в Управление ПФР с просьбой вернуться к рассмотрению обращения и дать ответ по существу поставленного вопроса. 
Начальник Управления ПФР рассмотрел жалобу и направил ответ, изменивший мир исследователей родословной. 

Теперь каждый исследователь, ранее получивший отказ от ПФР в выдаче копий из пенсионного дела, в связи с невозможностью подтвердить статус наследника, может получить копии из «закрытого» выплатного дела, подтвердив родство официальными документами или совокупностью документов, из которых можно проследить родственную связь. 







Блок 2. КРИТЕРИЙ ‒ ОБЪЕКТИВНОСТЬ 

 Объективность ‒ требование, состоящее в беспристрастном, непредвзятом и добросовестном отношении лица, работающего с обращением. Единственный интерес – соблюдение законности при рассмотрении обращения. 
Случай, когда государственный орган по-своему читает и трактует нормы действующего законодательства. Дает более широкую/узкую/неверную трактовку в свою пользу.
В настоящее время кейс находится в работе, поэтому данные обезличены.

Пример:
Архив выставляет счет на оплату за изготовление копий документов, содержащихся в прекращенных уголовных и административных делах, фильтрационно-проверочных делах с родственников реабилитированных лиц. 

Согласно ч. 3. ст. 11 Закона РФ от 18.10.1991 г. № 1761-I «О реабилитации жертв политических репрессий» реабилитированные лица, а с их согласия или в случае их смерти ‒ родственники имеют право на ознакомление с материалами прекращенных уголовных и административных дел и получение копий документов

В целях обеспечения условий, необходимых для ознакомления с материалами прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел, хранящихся в государственных архивах и архивах государственных органов РФ принят трехсторонний Приказ Минкультуры РФ № 375, МВД РФ № 584, ФСБ РФ № 352 от 25.07.2006 «Об утверждении Положения о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов РФ, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел».

Данное Положение разработано в соответствии с Конституцией РФ, частью III ГК РФ, Законом РФ «О реабилитации жертв политических репрессий», Законом РФ от 21.07.1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне, Федеральным законом от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», Федеральным законом от 12.08.1995 г. № 144-ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности», и Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Ст. 2 Приказа определено: руководителям государственных архивов и архивов государственных органов РФ обеспечить исполнение настоящего Приказа.
В пункте 2 Положения установлено, что его действие распространяется на материалы, хранящиеся в государственных архивах и архивах государственных органов РФ.
Пункт 15 Положения уточняет и дополняет ст. 11 Закона и регламентирует право на бесплатное получение копий, не только самих реабилитированных, но и их родственников и наследников, независимо от степени родства (копирование документов, содержащихся в прекращенных уголовных и административных делах, фильтрационно-проверочных делах, по запросам реабилитированных лиц и лиц, в отношении которых велось производство по фильтрационно-проверочным делам, их родственников и наследников выполняется архивами бесплатно).

Выпускница курса обращается в архив с просьбой направить копии из прекращенного уголовного дела, предоставляет копии документов, подтверждающих родство реабилитированным и просит изготовить копии материалов дела. 
Государственный архив сообщает, что запрос по установлению сведений, необходимых для изучения жизни и деятельности конкретных лиц, относится к категории тематических запросов. 

Направляет счет на оплату за изготовление копий, ссылаясь на п. 5.8.1. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 г. № 19.









Что может сделать исследователь?
Взвесить за и против. 
Путь 1. Оплатить указанную сумму и в 30-дневный срок получить копии документов. Экономия времени и нервов. 
Путь 2. Пойти путем обжалования. Быть готовым к временным, эмоциональным и возможно финансовым затратам. 
Выбрав путь 2, можно действовать в разных направлениях.

  •  Обратиться в вышестоящий орган с просьбой дать разъяснение по сложившейся ситуации и оказать содействие в получении копий из архивного уголовного дела. 
  • Обратиться в прокуратуру с просьбой провести проверку законности требований архива. Прокурор вправе вынести предостережение о недопустимости нарушений закона. Если закон на вашей стороне, то право будет восстановлено, расходы возмещены и будет решен не только частный интерес исследователя, но и сформируется положительная практика!

Архив, получив предостережение от прокуратуры о недопустимости нарушений закона, не вправе нарушать нормы действующего законодательства в будущем, иначе за этим последует проверка и другие меры прокурорского реагирования, вплоть до привлечения к административной ответственности за неисполнение требований прокурора.


Блок 3. КРИТЕРИЙ ‒ ВСЕСТОРОННОСТЬ

Всесторонность рассмотрения обращения – выяснение со всех сторон юридически значимых обстоятельств для рассмотрения обращения и дачи ответа. Всесторонность предполагает наличие у лица, рассматривающего обращение, достаточных знаний о предмете обращения, компетенций и опыта. При необходимости он обязан обратиться к экспертам, специалистам.

Важное дополнение. 
Чтобы понять рассмотрено обращение всесторонне или нет важно обладать самыми простыми знаниями о содержании дел (как выглядят документы, временные рамки их создания, структура, порядок заполнения, какие сведения содержат источники генеалогической информации). Для этого необходимо вернуться на несколько шагов назад и прочитать справочные пособия.
Не лишним будет предварительно изучить крайние даты находящихся в архиве дел по данным с сайта архивного агентства. 


Рассмотрим на примерах: 
Пример № 1. В архив направлен запрос о предоставлении сведений о рождении лица православного вероисповедания из метрической книги. 

Метрическая книга имеет структуру построения и заполнения.
Информация о новорожденном в разделе «О родившихся», располагается на обоих частях разворота метрической книги. Архивная выписка должна содержать все сведения из левой и правой части разворота метрической книги, а также указание на источник. 




Архив ответил следующим образом: 



Важно отметить, что при анализе ответа архива в связке вместе с запросом, стало ясно, что заявитель не понимал, какие сведения могут содержаться в метрической книге.
И просил направить и архивную справку, и архивную выписку с указанием ФИО родившейся и ее родителей, не указав при этом, про восприемников. 

Вывод: по сути, архив направил те сведения, которые просил заявитель. Те ответил по существу. Но архивная выписка ‒ документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения [2].  А направленной архивной выписке не указан год записи события, отсутствуют сведения, содержащиеся в правой части разворота метрической книги (о восприемниках, о лице, совершившем обряд и месте его совершения). В данном случае обращение рассмотрено не всесторонне.

Что может сделать исследователь?
  • Повторно обратиться в архив о направлении архивной выписки с указанием сведений из метрической записи в полном объёме. 

  • Если взималась оплата, указать, что ответ не содержит необходимые сведения, просите зачесть оплату по первоначальному обращению. 

Итог повторного обращения: получена новая справка, содержащая все имеющиеся в метрической записи сведения. 

Пример № 2.
В ЗАГС направлено заявление о выдаче справки о смерти по ф. 12. 
ЗАГС ответил следующим образом:



По незаполненной строке «иные сведения» исследователь может предположить, что иных сведений в актовой записи нет.
Но в случае отсутствия соответствующих сведений в записи акта гражданского состояния в соответствующей строке справки ставится прочерк (п.3 Приказа Минюста РФ от 1.10.2018 г. № 200 «Об утверждении форм справок и иных документов, подтверждающих наличие или отсутствие фактов государственной регистрации актов гражданского состояния, и Правил заполнения форм справок и иных документов, подтверждающих наличие или отсутствие фактов государственной регистрации актов гражданского состояния»).

Вывод: обращение рассмотрено не всесторонне, ответ дан не в полном объеме. 
Справка ЗАГСа должна содержать указание иных сведений при наличии, либо должен быть проставлен прочерк. В справку не внесены иные сведения, также не проставлен прочерк. Заявителю остается догадываться, имеются сведения в актовой записи или нет. 

Что может сделать исследователь?
  •  Обратиться в тот же ЗАГС повторно с просьбой изготовить новую справку без взимания госпошлины, тк услуга была оказана не в полном объеме. 
  •  Если вопрос не будет решен, обратиться в вышестоящий ЗАГС.

Итог повторного обращения: получена новая справка, в которой проставлен прочерк. 

Пример № 3.
На личном приме в ЗАГСе подано заявление о выдаче справки о смерти по ф. 12. 
Ранее заявитель уже получал справку по данной форме и ему известно о том, что в актовой записи имеются сведения, которые вносятся в раздел «иные сведения». 
Вместе с тем, в справке в разделе «иные сведения» сотрудник ЗАГСа поставил прочерк. На просьбу изготовить новую справку и указать имеющиеся иные сведения, сотрудник спросила: «А зачем Вам нужна информация, где человек работал и пр.?».
Вывод: субъективное исполнение запроса. В ходе личного приема пришлось разъяснить нормы действующего законодательства и потребовать выдачу новой справки. 
Итог: получена новая справка, с указанием всех имеющихся иных сведений. 



Блок 4. СРОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЯ. СРОК ПЕРЕАДРЕСАЦИИ
 
Если срок ответа на обращение подошел, а вы не получили:
  •  ни ответ на обращение
  •  ни уведомление о продлении срока рассмотрения обращения 
  •  ни уведомление о переадресации обращения?
Необходимо обратиться в государственный орган повторно. Можно созвониться с исполнителем. 

Причины, по которым вы не получили ответ могут быть разные, от человеческого фактора до объективных обстоятельств: потеря почтового отправления, сбой работы провайдера, смена адреса электронной почты, неактивная форма обратной связи (запрос направляете, а государственный орган по данной форме его не принимает), смена исполнителя по запросу или его увольнение (такое тоже бывает) и даже отсутствие конвертов в канцелярии. 

К повторному запросу обязательно приложите доказательства того, что вы направляли обращение, и государственный орган его получил (копия почтового уведомления и описи вложения, скриншот письма уведомления с номером и датой регистрации обращения и т.д.).

Из практики: запрос решения суда об установлении факта родственных отношений исполнен и передан в канцелярию на отправку, но в канцелярии нет конвертов. Или созвонившись с исполнителем, последний просить подождать еще немного. Вместе с тем, срок рассмотрения обращения не продлялся.

Вы вправе написать жалобу на нарушение срока рассмотрения обращения или также в телефонном режиме позвонить вышестоящему должностному лицу. Порой хватает и телефонного звонка, потому что «голова не знает, что делают ноги».

Из практики: я направила обращение в ПФР от имени бабушки и указала её домашний адрес, прошел срок ответа на запрос. Ответа нет, я начинаю прозванивать ПФР, мне поясняют, то давно уже направили ответ на указанный адрес. Я прошу сверить адреса, и я понимаю, что ответ направили бабушке. Бабушка подумала, то это инициатива ПФР и сложила документы. Я при направлении запроса не внесла этот момент в реестр запросов (теперь вношу, если направляю запрос от имени родственников и адрес). 

 
И напоследок. Ответ на запрос может быть не полным, потому что вы запутали государственный орган

Поставили много вопросов, не четко. Вопросы потерялись в тексте, как сказал бы классик «смешались в кучу кони, люди». Как следствие при рассмотрении обращения, часть вопросов остались не отверченными.

Не мешайте коней и людей в кучу. Необходимо указывать важные для поиска сведения. Не нужно писать, что «родственник часто болел простудными заболеваниями» и «был похож на Сталина» и описывать хроники жизни предка. Четко по существу суть вопроса и четко сформулированное «прошу».

Умение формулировать вопросы приходит с опытом. Все придет, если вы настроены научиться, натренировать насмотренность и не посыпать голову пеплом в случае неудач.

Полученный ответ на обращение можно проверять по схеме. 










АНАЛИЗ ОТВЕТА ПРОВЕДЕН. ЧТО ДЕЛАТЬ ДАЛЬШЕ?
Выбирать:
1.   Ответ вас устраивает. Подшиваете в рабочую папку.
2.   С ответом не согласны. Намерены обратиться повторно, обжаловать.
У государственного органа имеется обязанность рассмотреть запрос в соответствии с требованиями, указанными в Законе № 59-ФЗ, у вас - право, обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством (ч. 4 ст. 5).

Способы обжалования:
1.      Направить обращение в тот же орган с просьбой/требованием вернуться к повторному рассмотрению. При повторном обращении указывается дату первого обращения, регистрационный номер, если архив присвоил и дата и исходящий номер ответа государственный органа.
2.      Направить жалобу в вышестоящий государственный орган. Необходимо определить подчиненность государственный органа.
3.      Направить обращение в органы прокуратуры с просьбой провести проверку действий, бездействий, принятых решений. 
Также можно обратиться в прокуратуру с просьбой проверить правовые акты на предмет соответствия действующему законодательству (например, локальные акты архива). 
При необходимости прокурор, приносит протест на противоречащий закону правовой акт в орган или должностному лицу, которые издали этот акт, либо в вышестоящий орган или вышестоящему должностному лицу, либо обращается в суд в порядке, предусмотренном процессуальным законодательством РФ. В данном случае за вас работает прокурор и восстанавливает законность.
4.      Самостоятельно обжаловать в судебном порядке в соответствии с КАС (Кодексом административного судопроизводства. Об этом читайте следующая главу.)

Если чувствуете страх перед отправкой повторного обращения, жалобы и пр. Задайте себе запрос. Что будет если, я сделаю? И что будет, если я не сделаю?


ИНТЕРЕСНЫЕ СЛУЧАИ

В ответ на запрос в региональный архив о предоставлении информации о рождении из метрической книги, архив направил архивную справку. Услуга оказывалась на возмездной основе. 




Прочитав текст справки, наверное, спросили: а здесь-то в чем подвох?
Он есть и выявил его случай. Я зашла на сайт http://metrics.tilda.ws/ и решила сверить описи архива, выложенные на сайте и архивную справку. 
 Оказалось, что архив перепутал Оренбургские и Тобольские губернии, указав в справке неверную информацию. 


Что может сделать исследователь?
ü Повторно обратиться в архив с просьбой проверить информацию, выложенную на официальном сайте. При подтверждении ошибки, изготовить новую справку. 

Итог рассмотрения повторного обращения: архив направил полную архивную справку с корректным указанием сведений. И в тот же день по переписи населения Российской Империи за 1897 г. по Тобольской губернии будет найдена семья. Белое пятно, которое как раз выпадало на это поколение, перестанет быть белым. 


Интересен путь исследователя, сложностями, препятствиями и победами. Было бы все легко, не было бы так интересно! 

Каждый выбирает свой путь. И выбор каждого из нас – личное дело каждого. 
Качественных запросов и качественных ответов желаю каждому исследователю на пути поиска предков. Пишите свою историю поисков своими красками.

Наталья Сарченко

юрист, исследователь семейной истории,

автор онлайн-курса «Первые шаги в поисках предков» 



[1] Далее по тексту государственные органы и органы местного самоуправления, сокращаем – государственный орган.
[2] п. 5.7.2. Приказа Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19.
«Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»